7 Melhores Práticas para Gestão de Contratos Logísticos
Para reduzir custos, muitas empresas optam por terceirizar seus serviços de logística. Como resultado, o número de contratos logísticos cresceu nas organizações, criando uma necessidade de gestão.Esse gerenciamento é um aspecto fundamental de qualquer negócio. Se você não conseguir administrar seus contratos com eficácia, pode ter que lidar com questões como itens fora de estoque ou entregas perdidas devido a erro do prestador de serviços, o que pode causar danos significativos à sua empresa.
Existem sete melhores práticas que qualquer gestor deve seguir para gerenciar adequadamente seus contratos de logística. Verifique ao longo da leitura.
O que são contratos logísticos?
Um contrato de logística é um documento que define a relação entre duas ou mais partes em termos de seus respectivos direitos e obrigações na prestação de serviço de transporte de cargas. Em outras palavras, é a parte burocrática vital que garante que o serviço será prestado conforme o combinado.Um contrato típico para esse fim incluiria requisitos sobre como as mercadorias devem ser entregues, quando devem chegar, que tipo de mercadorias está sendo enviadas e quantas, e qual será o custo. Frequentemente, também incluem disposições para penalidades caso uma das partes não cumpra os termos do contrato.
Qual a importância de uma boa gestão dos contratos logísticos?
A gestão dos contratos logísticos é uma tarefa fundamental que deve ser bem executada para que os prazos, a prestação dos serviços e a reputação do seu negócio sejam protegidos. Se você errar nesse processo, as consequências podem ser enormes, então preste atenção às boas práticas.A gestão eficaz é o que garante que a carga seja transportada sem problemas, dentro do prazo, sem avarias ou perdas. É uma segurança tanto para o transportador quanto para o proprietário da carga.
Também resguarda a contratante em caso de acidentes, perdas ou danos que possam ocorrer durante o transporte das mercadorias.
Quais as melhores práticas na gestão de contratos logísticos?
Veja a seguir como gerenciar seus contratos logísticos para obter os melhores resultados de negócios.1- Selecione um parceiro apropriado
Aparentemente, esse tema não condiz com a administração de contratos, mas a verdade é que a gestão eficaz começa antes mesmo da assinatura de um documento.Essa prática começa com uma consideração cuidadosa do que está disponível em termos de parceiros potenciais, recursos e preços antes de se comprometer com uma escolha para o contrato de longo prazo.
2- Organização
Você precisa guardar os contratos de logística de modo que seja fácil acessá-los quando for preciso. O sistema pode ser em ordem alfabética ou até mesmo por tipo de contrato como transporte, entregas ou distribuição.3- Armazenamento
O local de armazenagem também deve ser pensado estrategicamente. Entre os principais pontos a serem levados em consideração estão: segurança e mitigação de riscos.A segurança são as medidas tomadas para proteger os contratos logísticos contra acesso não autorizado, roubo e outras situações. Isso inclui o monitoramento e a proteção do local, treinamento de funcionários e muito mais.
Fora isso, existem muitas ameaças durante o armazenamento de contratos, como desastres naturais (incêndios e enchentes). A melhor maneira de mitigar esses riscos é buscar uma instalação de armazenamento segura que tenha salvaguardas contra esses riscos.
4- Cloud Computing
O armazenamento em nuvem facilita o gerenciamento de dados de contrato. Você não precisa mais manter cópias de todos os contratos com inúmeros maços de papel, podendo utilizar o espaço para outras necessidades.Há muitos benefícios em usar essa tecnologia que envolvem custos menores de armazenamento, maior segurança de dados e fácil acesso a arquivos em qualquer lugar, a qualquer hora.
5- Prazo de armazenagem
O contrato com um provedor terminou? Não jogue fora o antigo contrato!Manter um controle rígido sobre suas obrigações de tempo de armazenamento permite que você forneça os níveis apropriados de informações aos seus parceiros e protege você de situações como auditorias governamentais, litígios ou outros conflitos.
6- Software de gestão
Com o auxílio do software de gestão, será mais fácil receber alertas sobre a aproximação do encerramento do contrato, visualizar suas cláusulas e termos e ter uma variedade de outras opções que tornam a administração desses documentos mais eficiente.7- Metodologia 5S
A metodologia 5S é um sistema organizacional de contratos logísticos simples e fácil de implementar.É uma abordagem industrial sistemática e geral para desenvolver e manter um local de trabalho organizado e limpo que permite o manuseio eficaz dos documentos. O objetivo do 5S é identificar, remover ou reduzir desperdícios de tempo, movimento, material, energia e espaço.
Os cinco componentes principais da metodologia 5S são:
- Utilização (Seiri): Isso pode ser feito agrupando contratos com base na frequência de uso e na importância.
- Organização (Seiton): Esta etapa envolve organizar os contratos restantes de acordo com sua função para que sejam fáceis de encontrar e usar. Se você não tiver certeza de onde colocar algo, pense em qual grupo ele pertence e atribua de acordo
- Higiene (Seiso): Outro aspecto importante no processo de arquivamento é a limpeza. O papel pode ficar sujo e empoeirado durante o manuseio, por isso é necessário mantê-los limpos para evitar riscos à saúde dos trabalhadores
- Limpeza (Seiketsu): Parecido com o item anterior, porém como foco no ambiente. Tem como objetivo criar um local de trabalho limpo e estético para torná-lo agradável para as pessoas trabalharem.
- Métodos (Shitsuke): Estabelecer regras e regulamentos de como as coisas devem ser feitas, tornando tudo uniforme e confiável.
Considerações finais
Como você pode ver, os contratos logísticos são um assunto complexo dentro de uma organização, pois podem impactar significativamente na operação.Eles exigem muito trabalho e gerenciamento, o que pode parecer intimidante para um novo gerente de logística, mas não é tão difícil quanto parece!
Seguindo essas boas práticas é possível alcançar ótimos resultados para o seu negócio!
A gestão de armazéns é essencial no processo logístico, inclusive, o armazenamento eficaz se enquadra como uma das melhores práticas para uma boa gestão de contratos logístico. Confira como fazer uma gestão de armazenamento eficaz e quais são as tendências nessa área: clique aqui!
